INDICE DEGLI ARGOMENTI
- PREMESSA
- Applicabilità
- Decorrenza e durata
- Organigramma interno
- PROFESSIONALITA’ E COLLABORAZIONE
- Formazione ed autoformazione
- Circolari aziendali
- Materiali in dotazione
- STRUMENTI
- Collaboration (strumento di wildixin)
- CRM (Assieasy)
- Whatsapp business
- Sito Internet assicurazionimegali.it
- Portali delle Compagnie di riferimento
- COMPORTAMENTO
- Svolgimento dell’attività lavorativa
- Rispetto dell’orario e assenze
- Ferie
- Telefonate ed utilizzo del telefono personale
- BENEFIT E RETRIBUZIONE
- Retribuzione produzione personale
- Welfare aziendale
- PREMESSA
La presente Agenzia assicurativa nasce e sta crescendo con l’obiettivo di fornire a Clienti attuali e potenziali soluzioni assicurative e servizi adatti alle singole necessità e conformi agli interessi degli stessi Clienti.
Nello svolgimento di queste funzioni, la Megali Assicurazioni srl si impegna ad offrire i propri servizi in conformità alle norme e leggi applicabili e nel pieno rispetto dei regolamenti dell’Istituto di Vigilanza IVASS. Ogni situazione non conforme e comportamento non conforme sarà trattata in modo appropriato.
Vista la crescente dimensione aziendale, la richiesta sempre più importante di rapidità ed efficacia da parte del mercato e le tante normative alle quali il settore assicurativo è chiamato, la Megali Assicurazioni srl, a partire dall’anno 2024 si dota di un regolamento aziendale volto ad individuare un comune metodo di lavoro con la finalità di uniformare, semplificare e ottimizzare lo svolgimento dell’attività lavorativa del Personale, sia all’interno dei locali dell’azienda, sia all’esterno.
Il presente Regolamento vuole dare indicazioni di comportamento valide per tutti, allo scopo di rendere migliore l’ambiente di lavoro e la convivenza. Puntualità e buona educazione sono importanti, come il rispetto dei colleghi. Tutte le attività lavorative di quanti operano per l’Azienda si devono svolgere con impegno professionale, rigore e correttezza gestionale, per tutelare l’immagine dell’Azienda di cui si è parte. Vivere il lavoro in modo sereno e professionale determina la qualità della propria vita. Dolenti o nolenti, trascorriamo nel posto di lavoro svariate ore al giorno per tanti giorni alla settimana. Consci che non sempre è facile districarsi tra le fatiche e le problematiche quotidiane, i rapporti con i colleghi e le regole del buon comportamento, siamo certo che cercare di trascorrerle serenamente, lavorando con diligenza ed impegno, prendendo questo tempo significativo nel verso giusto, ci permette di ottenere risultati più soddisfacenti sia dal punto di vista professionale che personale.
Il presente regolamento integra il CCNL di riferimento e il contratto di assunzione.
- APPLICABILITA’
Il presente regolamento interno viene predisposto per il Personale dipendente della MEGALI ASSICURAZIONI SRL
- DECORRENZA E DURATA
Il presente regolamento decorre dal 01/01/2024. Verrà periodicamente aggiornato per essere sempre in linea con le esigenze organizzative e professionali dell’Azienda, dei suoi Dipendenti e della sua Clientela. Rimane quindi in vigore fino a nuova comunicazione, integrazione e/o modifica. L’ultima versione è inoltre disponibile alla consultazione in qualsiasi momento sulla bacheca creata sul sito agenziale www.assicurazionimegali.it alla quale si accede tramite password personale, consegnata a mezzo mail.
- ORGANIGRAMMA INTERNO
La suddivisione del Personale per ruoli, mansioni e responsabilità, è periodicamente aggiornata e portata a conoscenza mediante mail interna. L’ultima versione è inoltre disponibile alla consultazione in qualsiasi momento sulla bacheca creata sul sito agenziale www.assicurazionimegali.it alla quale si accede tramite password personale, consegnata a mezzo mail.
- PROFESSIONALITA’
Ogni lavoratore deve adempiere la prestazione dovuta con la diligenza richiesta dalla natura della prestazione stessa e dall’interesse dell’Impresa, il cui patrimonio è rappresentato dalla Clientela.
- FORMAZIONE ED AUTOFORMAZIONE
Il mercato del lavoro corre a velocità mai viste prima, e la richiesta implicita e necessaria che si pone davanti a tutti i lavoratori, presenti e futuri, è quella di tenere il passo di questo mercato.
La richiesta, soprattutto, da parte del settore assicurativo è quella di un lifelong learning: l’apprendimento permanente e continuo come accompagnamento costante del lavoratore nel corso dell’intera carriera.
Un concetto impensabile solo pochi anni fa e finalizzato ad incrementare le competenze legate alla mansione già propria del lavoratore e ad implementare le competenze trasversali, come quelle in ambito digitale, ormai fondamentali in ogni impiego lavorativo.
Il Dipendente ha il dovere di formazione e aggiornamento. L’Azienda si impegna a coinvolgere i Lavoratori in attività formative e in occasioni di confronto finalizzati ad una gestione più snella ed efficace dei processi produttivi.
Parte dell’acquisizione di nuove competenze viene anche lasciata agli indispensabili approfondimenti personali. Cogliamo l’occasione per ricordare che la normativa IVASS (Regolamento IVASS n. 40/2018) prevede la fruizione di 30 ore di aggiornamento nel corso di ogni anno solare e la fruizione del corso relativo a nuove commercializzazioni di prodotto e superamento del conseguente test, prima di poter collocare una qualsiasi soluzione assicurativa.
- RESPONSABILITA’ SU CONTRATTI E QUIETANZE
Ogni polizza emessa ed ogni quietanza incassata deve riportare indicazione, tramite l’apposizione di una sigla in calce al documento, del Dipendente che emette il contratto e/o incassa il titolo
- CIRCOLARI AZIENDALI
Le circolari aziendali sono parte integrante del presente regolamento. Sono documenti che hanno lo scopo di rendere pubbliche ai Dipendenti le disposizioni aziendali, normative, operative e comportamentali che si rendano necessarie a seguito dell’evolversi dell’attività o di nuovi adempimenti. Tali disposizioni non modificano gli ordinamenti del presente regolamento ma, se necessario, li integrano e li chiariscono. Vengono diramate attraverso mail e rimangono sempre consultabili sulla bacheca interna creata sul sito aziendale www.assicurazionimegali.it.
Qualora ci fossero incomprensioni, incertezze o difficoltà interpretative o nel caso di incompletezza delle informazioni riportate dalle circolari stesse, prima di procedere in autonomia si richiede di agevolare il confronto con il responsabile di riferimento.
- MATERIALI IN DOTAZIONE
Il personale è responsabile del materiale e degli attrezzi avuti in consegna per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Ciascun dipendente dovrà custodire detto materiale, effettuarne l’idonea manutenzione, conservarlo ed utilizzarlo con normale cura e diligenza.
Si richiede, al termine della giornata lavorativa, di mettere in sospensione o spegnere i dispositivi in dotazione (primo tra tutti il pc) e di riordinare materiale ed eventuali oggetti personali sulle scrivanie.
- COMPORTAMENTO
Il Cliente rappresenta il patrimonio di questa Azienda. Il lavoratore è chiamato ad utilizzare modi cortesi e rispettosi con il pubblico e con i clienti dell’azienda e di tenere una condotta conforme ai civici doveri. Si richiama il diritto-dovere di ognuno di pretendere e rispettare il decoro nell’abbigliamento e dell’igiene sui luoghi di lavoro.
- SVOLGIMENTO DELL’ATTIVITA’ LAVORATIVA
Il lavoratore è tenuto non solo a svolgere l’attività lavorativa per la quale è stato assunto ma ha anche precisi doveri nei confronti del proprio datore di lavoro: dovere di diligenza, il dovere di obbedienza e obbligo di fedeltà e riservatezza
- RISPETTO DELL’ORARIO E ASSENZE
L’orario di lavoro deve essere rispettato sulla base di quanto indicato dall’azienda. Salvo il caso di legittimo impedimento, e fermo restando l’obbligo di dare immediata notizia dell’assenza all’azienda, le assenze devono essere giustificate per iscritto presso l’azienda entro 48 ore a mezzo mail (da inviare a amministrazione@assicurazionimegali.it in copia a luigi.amoroso@assicurazionimegali.it e claudia.pianezze@assicurazionimegali.it), l’Azienda autorizza esplicitamente l’assenza a mezzo mail, o ritiene tacitamente autorizzata l’assenza in caso di mancata risposta entro le 24 ore precedenti l’Assenza stessa.
- FERIE
Come da CCNL di riferimento 1. La programmazione delle ferie avrà luogo con le seguenti procedure:
- a) entro il 31 marzo di ogni anno ciascun lavoratore presenterà all’azienda proposta scritta di fruizione di ferie per uno o più periodi. Per garantire l’operatività degli Uffici si chiede di organizzarsi in modo che la propria assenza non comprometta la normale operatività, alternandosi con le colleghe perché in tutti i punti vendita il servizio alla clientela possa essere garantito,
- b) entro il 30 aprile dell’anno stesso il datore di lavoro comunicherà a ciascun lavoratore il periodo o i periodi assegnati, tenuto conto, compatibilmente con le esigenze aziendali, delle proposte avanzate dal lavoratore, come indicato al precedente punto a); in caso di mancata comunicazione scritta al lavoratore da parte del datore di lavoro entro tale data (30/4) si intenderà accettato il piano ferie presentato dal lavoratore;
- TELEFONATE ED UTILIZZO DEL TELEFONO PERSONALE
È fatto divieto l’utilizzo del telefono cellulare o qualsiasi altro congegno elettronico per scopi personali nel corso dello svolgimento dell’attività lavorativa, salvo particolari ed urgenti necessità o duranti i previsti momenti di pausa.
- STRUMENTI
La Megali Assicurazioni si dota e mette a disposizione di Dipendenti e Collaboratori degli strumenti di lavoro utili ad agevolare, semplificare e velocizzare il lavoro personale e di Agenzia. Nello specifico, oltre alla mail con dominio di agenzia e al telefono con interno personale, che restano due strumenti fondamentali per la nostra attività:
- COLLABORATION (strumento di wildixin)
Collaboration è uno strumento basato sul web per la comunicazione aziendale che consente ai team di lavorare insieme in modo efficiente. Riunisce tutti i tuoi strumenti di comunicazione in tempo reale in un unico posto: chat, chiamate audio, videochiamate, videoconferenze e molto altro. Grazie a Wildix Collaboration, colleghi e reparti dislocati in diverse parti del mondo possono lavorare insieme come una squadra.
Ogni Dipendente e Collaboratore della Megali Assicurazioni Srl viene dotato di un’utenza (associata al numero di interno che può essere reale o virtuale). Diventa, insieme alla mail aziendale e al telefono fisso, l’unico strumento di comunicazione interna autorizzato per scambio di informazioni, documentazioni, telefonate. L’accesso è possibile da ogni dispositivo. Per la parte relativa alla messaggistica va utilizzato su PC con accesso con numero di interno (l’agenzia organizzerà interventi formativi ove necessari). Questo sistema di comunicazione permette:
- Scambi di comunicazione immediati
- Il mantenimento di tutta la corrispondenza (prevede cancellazione automatica delle code dopo tre mesi, permettendo di avere traccia a lungo di quanto detto, con conseguente responsabilizzazione e facilitazione del lavoro e della sua organizzazione)
- il rispetto delle normative privacy vigenti
- la non interruzione continua del lavoro a causa delle numerose telefonate
- WHATSAPP BUSINESS
L’Agenzia si dota di un numero whatsapp business (numero 335 7181692), consultabile contemporaneamente da quattro dispositivi. Diventa questo, nei sporadici casi in cui il Cliente non utilizzasse la mail, lo strumento di comunicazione verso la Clientela da parte dell’Agenzia e delle subagenzie. Lo strumento garantisce immediatezza di comunicazione, il rispetto delle normative privacy vigenti.
- CRM (Assieasy)
Il CRM o Customer Relationship Management è una strategia per la gestione di tutti i rapporti e le interazioni di un’azienda che hanno luogo con i clienti potenziali ed esistenti. Un sistema CRM aiuta le aziende a rimanere in contatto con i clienti, a semplificare i processi e a migliorare la redditività. Parlando di CRM, ci riferiamo ad un sistema CRM: uno strumento, AssiEasy, utilizzato per la gestione dei contatti, la gestione delle vendite, la produttività e altro ancora. L’obiettivo di un sistema CRM è semplice: migliorare tutte le interazioni alla base del business, offrendo una customer experience eccellente lungo tutto il ciclo di vita del client. Nel caso della Megali Assicurazioni srl, agenzia plurimandataria, l’utilizzo costante e preciso del CRM di Agenzia diventa ancor più importante per la gestione del Cliente, della sua privacy, delle informazioni personali e di contatto.
Ogni Dipendente viene dotato di un account con password personale e non cedibile, abilitato in funzione del ruolo ricoperto e delle mansioni alle quali il Dipendente stesso è chiamato. E’ uno strumento in evoluzione continua e segnalazioni da parte di chi utilizza quotidianamente lo strumento non possono che essere gradite se finalizzate ad un operato più efficiente e produttivo.
Per il momento le attività previste sono legate a:
- Allegati IVASS
- Privacy di Agenzia
- Archiviazione digitale di documentazione legata alle anagrafiche presenti nel database
- Invio avvisi, solleciti e, in generale, comunicazioni che rimangono legate alle varie anagrafiche, permettendo al sistema di tracciare la frequenza di contatto dei vari clienti, parametro fondamentale per valutare l’indice di fedeltà
- Agenda condivisa, nell’ottica di un lavoro coordinato e di collaborazione
- Consultazione e implementazione posizione individuale dei Contraenti/assicurati
- Consultazione e implementazioni delle relazioni anagrafiche
- Incassi di agenzia
L’attività è in continua e costante evoluzione.
- SITO INTERNET assicurazionimegali.it
E’ stata creata all’interno del sito aziendale una sezione riservata, alla quale si può accedere tramite utenza personale e non cedibile, una sorta di bacheca virtuale che permette la consultazione di circolari, regolamenti, manuali, approfondimenti e tutto quanto possa agevolare il lavoro.
- PORTALI DELLE COMPAGNIE DI RIFERIMENTO
Ogni Dipendente viene dotato di utenza personale per l’accesso, la consultazione e l’operatività all’interno dei portali delle Compagnie di riferimento. Le utenze sono personali e non cedibili e profilate in relazione a ruoli e mansioni. E’ richiesta particolare attenzione e diligenza nel censimento e nell’implementazione delle informazioni anagrafiche, relative alla privacy, alla FEA e a tutte quelle informazioni/autorizzazioni che possono semplificare ed agevolare il lavoro di tutta la struttura agenziale.
Con l’obiettivo di portare la percentuale di contattabilità della Clientela negli standard richiesti dalla Compagnia, Si richiede quindi che ogni occasione di contatto con il Cliente nuovo o di portafoglio, sia utile per raccogliere
- Almeno un contatto tra cellulare e indirizzo mail
- Privacy almeno di tipo 1
- FEA (firma elettronica avanzata)
- Documento d’identità in corso di validità
- BENEFIT
Il successo di un’Azienda si basa sul valore delle persone che la compongono. La Megali Assicurazioni Srl ha a cuore il benessere dei propri Dipendenti e regolamenta quanto di seguito riportato
- RETRIBUZIONE PRODUZIONE PERSONALE
Nel rispetto di quanto disposto dalla Circolare DTDS 22/2019 del 03/07/2019 “Convenzione Agenti, Dipendenti e Collaboratori di Agenzia” in caso di riforma di polizza Vita e/o Rami Elementari in portafoglio e/o acquisizione di nuova polizza appartenente agli stessi rami viene riconosciuta ai Dipendenti una provvigione pari al 70% della provvigione di acquisto di Agenzia. Ricordiamo la normativa IVASS (Regolamento IVASS n. 40/2018) che prevede aggiornamento professionale (corso relativo al prodotto in oggetto e superamento del conseguente test) per poter collocare una qualsiasi soluzione assicurativa.
Nello svolgimento dell’attività di distribuzione e, in particolare, nell’offerta dei contratti di
assicurazione e nella gestione del rapporto contrattuale, tutti gli addetti devono:
- comportarsi con equità, onestà, professionalità, correttezza e trasparenza nel miglior interesse dei contraenti e degli assicurati e in modo da non recare pregiudizio agli stessi;
- osservare le disposizioni legislative e regolamentari, anche rispettando, nel caso di intermediari, le procedure e le istruzioni a tal fine impartite dalle imprese per le quali eventualmente operano;
- acquisire le informazioni necessarie a valutare le esigenze assicurative e previdenziali dei contraenti ed operare in modo che questi ultimi siano sempre adeguatamente informati.
In ogni caso inoltre nell’attività di distribuzione i Dipendenti e Collaboratori:
- propongono contratti e suggeriscono modifiche contrattuali o altre operazioni nell’interesse dei contraenti alle migliori condizioni possibili con riferimento al momento, alla dimensione e alla natura dei contratti e delle operazioni stesse;
- operano al fine di contenere i costi a carico dei contraenti ed ottenere il miglior risultato possibile in relazione agli obiettivi assicurativi;
- si astengono dal proporre variazioni contrattuali e dal suggerire operazioni con frequenza non necessaria alla realizzazione degli obiettivi assicurativi;
- si astengono da ogni comportamento che possa avvantaggiare alcuni clienti a danno di altri;
- evitano di adottare pratiche e disposizioni in materia di compensi che siano contrarie al dovere di agire nel miglior interesse dei contraenti, in conformità a quanto disposto dall’articolo 119-bis, commi 4 e 5 del Codice.
- WELFARE AZIENDALE
Negli ultimi anni, caratterizzati da numerosi mutamenti nel mondo del lavoro che hanno comportato un considerevole cambiamento delle relazioni industriali e delle politiche assistenziali del nostro Paese, il welfare aziendale ha assunto una grande rilevanza e ha ridefinito il rapporto tra Aziende e Dipendenti.
A seguito dell’emergenza sanitaria, peraltro, tale strumento ha rappresentato un’importante leva di sostegno per le persone e più in generale per tutto il territorio. In tale contesto la Megali Assicurazioni srl ha deciso di fornire sostegno sanitario e, di conseguenza, economico ai propri Dipendenti con la sottoscrizione di una polizza sanitaria così strutturata e il cui regolamento è allegato al presente documento:
Certi che queste disposizioni, definite per il bene comune e per preservare e accrescere ordine e professionalità della nostra Azienda, saranno d’aiuto per un lavoro più snello ed efficiente e sicuri di una vostra pronta e fattiva collaborazione, vi auguriamo un buon lavoro.
Luogo e data Firma
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